¿Quien te roba el tiempo?.


Con relativa frecuencia me encuentro con profesionales que siempre están ocupados, cuándo los asuntos no por esperados siempre deberían ser predecibles y por tanto deberíamos estar preparados para cualquier contingencia, al fin y al cabo el 80% de los asuntos que tratamos son por lo general los que esperábamos que así fueran. Así se repite una y otra vez la estrategia, abriendo un largo procedimiento de acopio de información, análisis y gestión en las que intervienen variables "comunes" que ya deberían considerarse maduras y no objeto de una nueva reflexión. No es un trabajo complejo lo que hace que se pierdan horas y horas en asuntos de todos los días, es sencillamente una pésima organización.

Hace solo unos días que visité las instalaciones de una empresa de cierto nivel, líderes en la producción de alimentos para el sector animal, cuyos valores de empresa se circunscriben en la innovación y la sostenibilidad. Al frente de uno sus satélites, un chaval joven actuando de director de planta. Capacidad intelectual, proactividad y agilidad en la toma de decisiones hacen que el trato sea mucho más fluido y práctico. Un despacho de unos 18 m2, con dos ventanas al exterior, secretaría de gestión de visitas, etc... En principio una organización bien estructurada con el gestor adecuado.  En el transcurso de la entrevista observo como justamente toda la pared que queda a mis espaldas es un soberbio armario repleto de archivadores que rebosan documentación de todo tipo: permisos, licencias, proveedores, planos, etc.., no menos de sesenta fácilmente, por unos instantes me sustraje a aquellos otros años ochenta en los que archivar además de una necesidad era un vicio nacional: se guardaba casi de todo y casi nunca se encontraba en el momento adecuado, ese documento que se necesitaba. 

A lo ya añadido, había que sumar dos nuevos adjetivos al modo de trabajar del joven "ejecutivo": uno, no solía delegar y quería controlar prácticamente todo lo que sucedía y por eso necesitaba tener cerca cuanta información fuese importante, es decir casi toda y dos en pleno Siglo XXI no valoraba la oportunidad de seleccionar los documentos fundamentales y escanearlos para depositarlos en un espacio virtual, accesible a los colaboradores desde cualquier ordenador conectado a la red de la empresa en cualquier lugar del mundo, al tiempo que los originales reposaban custodiados en almacenes adecuados. Si, todo esto es viejo, pero lo has puesto en práctica?.

¿Quién te roba el tiempo?. Esencialmente tu falta de planificación sin duda, la comunicación ineficaz con el equipo, y el desorden.

Deberíamos aprender a sopesar y discernir entre lo importante y lo accesorio, no tienen nada que ver entre ellos y por tanto debemos dejar cada cosa en su lugar y no traspasar gratuitamente las puertas de la confusión. Incluso podríamos concluir que nada es tan vital que no pueda esperar.

Vivir con ladrones de tiempo o estar "muy ocupados", no hace que seamos más interesantes, ni ejemplares, al contrario las empresas adoran a los profesionales polivalentes que ejecutan muchas tareas en poco tiempo, lo otro tiene más que ver con la esclavitud.

Los actuales medios de comunicación facilitan que extensas bibliotecas y todo tipo de documentos estén a la mano con una buena organización, al mismo tiempo viene siendo un principio en la "cultura" de las empresas con visión de futuro que el concepto de "equipo" o lo que es lo mismo la gestión del conocimiento solo venga limitado por la Responsabilidad afin al cargo. De este modo se dinamiza la empresa, todos los participantes son esenciales y la información se mueve con una velocidad y transparencia nunca vistas.


Por eso, si Vd. es de esos que "siempre" están ocupados, que disponen cada vez de menos tiempo para su vida personal, salvo que sean felices así, en esa espiral que lo devora todo, cada día un poco más, salvo estos últimos, los demás deberían reflexionar y modificar cuanto sea posible. Iniciar un proceso de oxigenación lleva tiempo, pero siempre es eficaz tanto a nivel profesional como a nivel personal se lo digo yo.


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2 comentarios:

  1. el problema de estas cosas, creo, es la falta de perspectiva. Crees que es normal, que las cosas son así, o que ya se arreglarán porque siempre es un pico temporal de trabajo.

    Sacar la cabeza del cubo de mierda, observar el cielo y los pajaritos, es el primer paso para comprender que hay más cosas, que a veces debemos ser un poco ineficientes para ser felices.

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  2. Ambos caminos conducen a lo mismo, yo me refiero en este caso, al tiempo que se pierde "de gratis", algo que valoro mucho es no invertir en tiempo inútil. Saludos y ánimo, nos irá mejor a todos.

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